7 błędów, które blokują rozwój kancelarii prawnej.

W odcinkach podcastu „7  błędów, które blokują rozwój kancelarii prawnej” rozmawiamy o:

Brak procedur w prowadzeniu kanclearii prawnej. 

Niewłaściwe wycenianiu usług prawnych i nie tylko.

Czy wycenianie usług prawnych to temat tabu?

Wygląda na to, że w dużej mierze tak. O pieniądzach w trakcie aplikacji zbytnio się nie mówi, więc nie ma w tym nic dziwnego, że kiedy idziesz na tzw. swoje – w tej materii może być ciężko. Późnej też może być niewiele łatwiej, bo jak zwykle TO ZALEŻY.

Nie bierzesz pod uwagę całych kosztów prowadzenia kancelarii, czyli:

• najem, koszty biurowe,
• zlecenia dla  innych prawników/pracowników/wirtualnej asystentki, etc,
• szkolenia, bo dobrze jest podnosić kwalifikacje,
• składki, ubezpieczenie, ZUS,
• i Twoje wynagrodzenie.

TAK – TWOJA wypłata się liczy i dobrze ją określić 🙂

Najczęstsze błędy, których doświadczyłyśmy albo widzimy to:

1. Podajesz wycenę zbyt wcześnie, bez dokładnej rozmowy z klientem.

Niestety później ta cena zaczyna ewoluować, a Ty nie masz jak jej podnieść albo kiedy ją podnosisz, klient nie wie, czemu tak drogo skoro miało być tanio. To budzi niepotrzebne napięcia u każdej ze stron (w najlepszym wypadku :)).

2. Nie wiesz, ile czasu zajmie Ci dane zadanie, więc podajesz kwotę z tzw. głowy, a później spędzasz nad zadaniem bardzo dużo czasu.

Ta kwestia wiąże się z tematem specjalizacji – bo często rzucasz się na „wszystko”, co wpadnie i przy takich nieznanych ci zupełnie rzeczach bardzo dużo czasu poświęcasz na naukę i research.

3. Stawka godzinowa zamiast ryczałtu – nie wiesz, ile zarobisz w miesiącu i czy opłacisz koszty.

Z drugiej strony, pojawia się problem, jak wycenić coś co zajmuje ci chwilę, bo masz know-how – tutaj także nie polecamy stawki godzinowej. 

4. Ryczałt bez określenia, co zawiera ten ryczałt: np. ile godzin, ile rozpraw, co zawiera się w ryczałcie.

5. Zaniżanie stawek, nie wierzysz w siebie, dopiero zaczynasz, chcesz konkurować ceną, co nie jest najlepszym rozwiązaniem.

6. Niewłaściwa forma rozliczenia podatku. Tu mamy podcast: zapraszamy Cię do wysłuchania 9 odcinka, gdzie mówimy o tym na co zwrócić uwagę przy wyborze formy opodatkowania.

7. Mylenie kwoty netto i brutto, nieznajomość zasad rozliczania VAT ->

O zasadach wyceny usług prawnych i możliwych konfiguracjach będziemy jeszcze rozmawiać – poświęcimy temu zagadnieniu osobny materiał.

Brak delegowania zadań, czyli syndrom Zosi Samosi i mikromenedżment.

Pozornie mikromenedżment jest pożądanym zjawiskiem, w końcu chcesz wiedzieć, co się dzieje w Twojej firmie. 

Dlatego zaczynasz pilnować absolutnie wszystko, szczególnie pracę innych prawników, bo przecież nikt tego „rozgardiaszu” nie upilnuje tak dobrze, jak Ty.

W efekcie:

• robisz wszystko absolutnie sama/sam: od zajmowaniem się sprawami biurowymi, przyjmowaniem korespondencji po zamawianie kawy do kancelarii,
• toniesz w bieżących sprawach, a Twoja robota leży odłogiem,
• wolisz zrobić sam/sama, bo masz pewność, że wówczas będzie wszystko zrobione tak ja chcesz, zrobisz to szybciej niż pracownik, lepiej, etc.
• płacisz zatrudnionym osobom za pracę, którą i tak wykonasz TY albo będziesz poprawiać do perfekcji,
• nie masz czasu taczek załadować, a co dopiero pomysleć o wolnej niedzieli, czy sobocie.

Brak delegowania zadań z pewnością nie pomoże Ci rozwinąć kacelarii. Oczywiście to co może budzić wątpliwość, to jak to zrobić.

Sam proces rekrytacji pracownika/współpracownika/podwykonawcy może być trudny, ale w dłuższej perspektywie z pewnością opłaci się.

Ważne, aby pamiętać, że delegowanie nie polega na tym, żeby współpracownicy robili w 100% tak jak Ty byś chciał/chciała. Ważne, żeby dać tej osobie przestrzeń do wykonania zadania.

W dodatku współpracując z ekspertami w swojej dziedzinie, prawdopodobnie oni wykonają dane zadanie szybciej i lepiej niż Ty.

Uwaga, jeżeli nie uwolnisz swojego czasu i nie zaczniesz delegować, nie pójdziesz do przodu i przy okazji będziesz nadal okradała/okradał firmę.

Tak można nazwać fakt, że w swojej firmie wykonujesz zadania, które normalnie kosztują mniej niż Twoja roboczogodzina np. koszt wirtualnej asystentki, która ogarnie biuro, social media, stronę www z pewnością jest dużo niższy, niż Twoja godzina.

W dodatku, jeżeli nadal upierasz się, przy tym, że chcesz samodzielnie kserować pozwy :

Uwaga

Nie masz czasu na swój rozwój i na zajęcie się sprawami, które są kluczowe z perspektywy prowadzenia kancelarii.

Nie masz czasu na pracę merytoryczną , rozwój firmy, opracowanie strategii, bo toniesz w bieżączce.

Ogólnie to masz 2 etaty albo i 3 (oprócz etatu mamy lub taty).

Dlaczego klient ma ALE? Czyli, jak brak jasnej komunikacji wpływa na prowadzenie biznesu.

Musimy to powiedzieć – bez klientów Twój biznes, czy to kancelaria prawna, czy inny, nie istnieje.

Oczywiście może zamienić się nieraz w drogie hobby, ale to nie ten case.

Jakie dostrzegamy najczęstsze problemy na linii relacji: prawnik – klient?

1. Klient nie wie, za co dokładnie płaci.

I to niej jest wina klienta. Bez nazwania rzeczy po imieniu, pod czynnością X – klient może rozumieć Y, a Ty oczywiście X.

Bierze się to często stąd, że, nie widzisz potrzeby (bo dla Ciebie wszystko jest jasne) albo nie masz czasu (mikromenadżment się kłania) na rozmowę i wytłumaczenie procesu. Oczywiście są usługi, które dla się w prosty sposób wycenić, ale są i takie, które w zależności od wybranego rozwiązania zasadniczo zmieniają wartość faktury.

Kiedy pojawiają się dodatkowe koszty, czy problemy, a Klient nie ma o nich bladego pojęcia (może nie mieć) – na koniec współpracy pojawiają się ALE.

2. Używasz branżowego słownictwa, którego klient nie rozumie.

Uprość język albo dostosuj go. Tłumacz mu wszystko, zachęcaj do zadawania pytań.

3. Klient nie ma poczucia, że jest dla Ciebie ważny.

Pokaż mu, że zależy Ci na jego sprawie, miej dla niego czas. To nie znaczy, że masz mu poświęcić każdą wolną chwilę, ale zaplanuj sobie ten czas np. w jakich godzinach jesteś dostępna/dostępny. W jaki sposób może się kontaktować? Telefon, mail, osobiście?

Odpisuj na jego wiadomości. Nie musisz robić tego osobiście. Ważne, żeby klient wiedział, że opiekujesz się jego sprawą.

4. Nie bój się mówić, że musisz coś sprawdzić, doprecyzować.

Lepiej powiedzieć: chcę jeszcze to sprawdzić, niż upierać się przy kwestii, do której nie masz pewności, ale chcesz wypaść dobrze. Przecież, jeżeli chodzi o przepisy, bo te mogą zmieniać się bardzo szybko. W Polsce mamy takie przypadki 🙂

Kwestia poszukania nie jest brakiem Twojej eksperckości.

5. Nie stawiasz granic w komunikacji.

Klient może Ci wejść na głowę i dzwonić 24/h. Oczywiście to ważny klient, więc przecież można zrezygnować z życia dla niego :). Nie rób tego. Na koniec współpracy będziesz totalnie wypompowana/wypompowany z energii. Trudno o dobrą komunikację, kiedy masz tej drugiej strony po prostu serdecznie dość.

6. Nie ma Cię tam, gdzie są Klienci.

Bądź tam, gdzie Twój klient: social media /eventy, strona www… i jeżeli przyjmujesz jakąś formę np. w social mediach – luźną – to pamiętaj, że przy kontakcie na żywo on spodziewa się również tej formy.

Kolejne punktu, pojawią się po opublikowaniu 2 cz. podcastu.

Brak procedur w prowadzeniu kanclearii prawnej. 

Prowadzisz kancelarię prawną sama/sam, wszystko jest w Twojej głowie i na Twojej głowie – po co Ci procedury?

Właśnie po to, że kiedy ta pamieć zaczyna szwankować, a klienci walą drzwiami i oknami, proceduty pomoga nam:

• ogarnąć chaos,
• zoreintować się, co gdzie i kiedy,
• zaoszczędzić czas, bo np. przygotujesz skrypty odpowiedzi na najczęście zadawane pytania,
• wdrożyć nową osobę do zespołu. 

Procedury, pomogą Ci też ogarnąć pracę, kiedy poziom stresu zaczyna sięgać zeniut. I takim przykładem chcemy się podzielić.